مطابق نص قانون مالیات ، میزان مالیات محاسبه شده برای مشاغل ( به جز کسبه خرد) در قوانین جمهوری اسلامی ایران ، با استناد به تحریر دفاتر قانونی آن ها انجام می پذیرد و اشخاص حقوقی و تجار ملزم به ارائه و تحریر دفاتر می باشند . این دفاتر میزان کارکرد مالی یک مجموعه ، مقدار سود و زیان در یک دوره ۱ ساله و تراز نامه آن را نشان می دهند . دفاتر قانونی به ۴ دسته دفتر روزنامه ، دفتر کل ، دفتر دارایی و دفتر کپیه تقسیم بندی می شوند . دفتر روزنامه در واقع دفتریست که کسبه از دیرباز به صورت سنتی آن ها پر می کردند که در آن میزان مبالغ ورودی و خروجی روزانه ، نام اشخاصی که با آن ها معامله ای داشتند و گاها ورود و خروج اجناس را در آن درج می کردند . دفتر کل نیز در حسابداری های سنتی مورد استفاده قرار می گرفته است و با توجه به حجم نه چندان زیاد مبادلات مالی ، نگارش آن خیلی دشوار نبوده و توسط خود فرد پر می شده است . اساس کار آن نیز ورود اطلاعات به صورت هفتگی برای هر شخصیت بطور جداگانه بوده است . بدینگونه که هر صفحه از دفتر مربوط به یکی از اشخاص حقیقی و حقوقی بوده است و با به روز رسانی هفتگی میزان بدهکاری یا بستانکاری فرد مشخص می گشت. در دفتر کل مقدار عددی هر فاکتور و تاریخ وقوع آن نیز ذکر می گردد . دفاتر دارایی و کپیه نیز دفاتری هستند که اشخاص موظف به پر کردن آن ها بطور سالیانه می باشند و در آن میزان دارایی های منقول و غیر منقول ، دیون و مطالبات ، مراسلات ، مخابرات و صورت حساب های صادره خود را به تفصیل ذکر کنند .
امروزه دفاتر فوق الذکر باید از سوی اداره ثبت ، شماره گذاری ، امضا و پلمپ شوند و هر چند کلیات آن مانند قبل می باشد اما با توجه به زیاد شدن حجم کار ، معاملات و فاکتورها ، تعدد اقلام و اجناس ، راه های پرداختی گوناگون و … ، این امور به دستان حسابرس و حسابدار سپرده می شود که انجام این عمل را با کمک برنامه های نرم افزارهای حسابداری محقق می کنند. پس از تحریر دفاتر (بدون خط خوردگی ، قلم گرفتگی و تراشیدگی) ، در پایان سال مالی به همراه اظهار نامه تحویل اداره مالیات می شود که به آن خود اظهاری می گویند و در صورت عدم ارائه دفاتر قانونی یا عدم تحریر دفاتر ، مودی بنا به ماده ۹۷ قانون مالیات – بند ۳ علی الراس تشخیص داده خواهد شد .
لازم به ذکر است که ارائه دفاتر حتی برای شرکت های تازه تاسیس نیز الزامیست و در صورتی که فعالیت و تحریر دفاتر نداشته اند موظف به ارسال دفاتر خالی و عدم فعالیت هستند . عدم تحریر دفاتر پلمپ یا عدم درج کد اقتصادی ، عدم صدور صورتحساب ها ، استفاده از کد اقتصادی دیگران و بالعکس مشمول جریمه می شود . برای سهولت دفتر نویسی نیز ، طبق ماده ۱۱ قانون مالیات ، مودیان می توانند هزینه ها و درآمدهای مشابه را در یک ردیف ثبت نمایند و جزئیات آن را در قسمت شرح دفتر بازگو نمایند . در صورت وجود مستندات نیز مودی موظف است که آن ها را به نوعی به دفاتر الصاق کند که قابل بررسی و پیگیری باشد . از مهمترین مواردی که در تحریر دفاتر قانونی باید مد نظر داشت تسلط به مفهوم بدهکار و بستانکار ، تاریخ ، شرح رویداد های مالی ، ارجاع هر ردیف دفتر روزنامه به دفتر کل با کمک ستون عطف و بلعکس .